Selbstmanagement

Was hat Kreativität mit effizientem Selbstmanagement zu tun? Überraschend viel! Denn wir müssen uns entscheiden, womit sich unser Gehirn befasst: mit vielen kleinen Aufgaben, die wir im Überblick zu halten versuchen und die uns Sorge und ein schlechtes Gewissen bereiten, weil wir sie nicht recht unter Kontrolle bekommen – oder mit kreativen Gedanken.

Nur wenn wir uns auf das System, mit dem wir Zeit und Aufgaben managen, unbedingt verlassen können, haben wir den Kopf frei, um uns ganz der gegenwärtigen Arbeit zu widmen. Statt gedanklich um eine Vielzahl von Aufgaben zu kreisen, damit wir nichts vergessen, können wir produktiv nach Lösungen für die eine Aufgabe suchen, die wir uns gerade vorgenommen haben.

Außerdem sparen wir mit gutem Selbstmanagement Zeit. Wir suchen seltener nach Informationen, können schneller entscheiden, was als nächstes zu tun ist, und treffen diese Wahl klüger, so dass wir in einer effizienteren Sequenz arbeiten. Diese Zeit wiederum können wir nutzen, um uns zurückzulehnen und endlich grundlegend und kreativ zu denken.

Selbstmanagement umfasst viele Fähigkeiten. Hier beschreibe ich die Methode zum „Aufnehmen und Verarbeiten handlungsrelevanter Informationen“, wie ich sie praktiziere. Sie umfasst drei Schritte:

  1. Sammeln
  2. Einarbeiten
  3. Durchsehen

Grundlage ist David Allens „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity“/„Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“. Ich biete keine speziellen Workshops zum Selbstmanagement an, kann allerdings im Rahmen eines anderen Workshops einen Akzent hierauf legen.

Mit „Elementen“ meine ich im Folgenden verschiedene Arten von Informations-Trägern: Notizzettel, E-Mails, SMS, Zeitschriften, Rechnungen etc. Als „Behälter“ bezeichne ich sämtliche Aufbewahrungsorte für solche Elemente, zum Beispiel physische und elektronische Postfächer und Ordner.

1. Sammeln

Notieren Sie sämtliche Aufgaben, sobald sie Ihnen einfallen. Belasten Sie nicht Ihr Gedächtnis. Auch nicht mit Kleinigkeiten, an die Sie höchstwahrscheinlich tatsächlich denken werden. Prüfen Sie zusätzlich ab und an, ob Ihnen etwas in den Sinn kommt, was Sie noch nicht aufgeschrieben haben. Lagern Sie das Management von Aufgaben vollständig aus Ihrem Kopf aus. Verschaffen Sie sich innerliche Ruhe.

Sammeln Sie Notizen und allen anderen Elemente in möglichst wenigen Eingangs-Behältern. Ich selbst habe einen primären Behälter für allen physischen Input, den ich in mein System einspeisen will. Alle anderswo gelagerten Elemente (bei mir vor allen Zettel auf dem Nachttisch, neben dem Sessel, in Jackentaschen, in Deckeltaschen) gehören umgehend dort hinein.

Sammeln Sie mit Bedacht. Das heißt insbesondere: Checken Sie Handy und E-Mails nur so oft, wie es wirklich erforderlich ist. Das ist bei den meisten Menschen deutlich seltener, als sie glauben.

2. Einarbeiten

Arbeiten Sie den Inhalt der Eingangs-Behälter jeden Tag in Ihr System ein. Hierzu zählen auch E-Mails, SMS und Voicemails.

Beim Einarbeiten haben Sie folgende Optionen:

  • wegwerfen
  • sofort erledigen (Mini-Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen)
  • delegieren
  • in den Kalender eintragen
  • in die Aufgaben-Liste eintragen
  • in die Warte-Liste eintragen
  • in den Inspirations-Behälter legen
  • in einem Referenz-Behälter ablegen

Häufig werden Sie bei einem Element mehrere Aktionen ausführen: Sie delegieren eine Aufgabe und vermerken das in der Warte-Liste, oder Sie legen eine Studie in einem Referenz-Behälter ab und notieren die Aufgabe, die Studie zu lesen.

Wenn Sie sehr wenig Zeit haben, können Sie Ihre Eingangs-Behälter überfliegen, um prioritäre Aufgaben herauszupicken. Aber im Allgemeinen gilt: Gehen Sie die Eingangs-Behälter ohne Sortierung von oben nach unten durch. Schenken Sie einem Element nach dem anderen uneingeschränkte Aufmerksamkeit. Lassen Sie sich nicht von Elementen ablenken, die einfacher, interessanter oder dringlicher sind. Und überspringen Sie Elemente nicht, weil sie Schwierigkeiten bereiten. Was Sie nicht einordnen können, können Sie trotzdem verarbeiten, indem Sie die Aufgabe „X durchdenken“ in Ihr System integrieren. Am Ende sollte der Eingangs-Behälter leer sein.

Kalender

Ihr Kalender sollte nur die Elemente enthalten, die tatsächlich zeitkritisch sind. Nur dann erfüllt er seine Funktion: Ihnen rasch einen Überblick geben, was Sie wann tun MÜSSEN. Planen Sie Ihren Arbeitstag nicht bis ins Detail, indem Sie sämtliche Aufgaben eintragen, die Sie an diesem Tag erledigen möchten. Die Dauer von Aufgaben ist schwer einzuschätzen und Unvorhergesehenes kommt unweigerlich hinzu. Ersparen Sie sich unnötige Planung am Morgen und ärgerliches Umschreiben am Abend, wenn Sie wieder nicht alles geschafft haben. Mit der Aufgaben-Liste können Sie besser steuern, was Sie im Lauf des Tages angehen.

Aufgaben-Liste

Definieren Sie alle Aufgaben klar. Schreiben Sie nicht: „Kundenbefragung“, sondern bestimmen Sie, welche konkrete Handlungen erforderlich sind. Dadurch entlasten Sie Ihr Gehirn – und Sie planen besser. Wenn Sie zum Beispiel „Formular für Kundenbefragung entwerfen“ schreiben, erkennen Sie, dass Sie zuvor eine weitere Aufgabe erledigen müssen: „Frau X anrufen: ihr Know-how zu Kundenbefragung einholen“.

Wie Sie Ihre Aufgaben-Listen gestalten, hängt von Ihren Aufgaben und Ihren Präferenzen ab. Ich verwalte in meinem E-Mail-System (Thunderbird ReminderFox)

  • kleine Aufgaben, die ich aus E-Mails transformiert habe, weil sie einen engen Bezug zu den darin enthaltenen Informationen haben
  • Aufgaben mit einem bestimmten Termin
  • wiederkehrende Aufgaben, die ich vorprogrammieren kann

Alle anderen Aufgaben setze ich auf eine Word-Liste, da ich sie hier einfacher strukturieren kann. Diese detaillierte Struktur erlaubt mir beim Abarbeiten, die jeweils passenden Aufgaben auszuwählen. Zu den Faktoren, die diese Wahl beeinflussen, zählen:

  • Was ist wichtig, was dringlich?
  • Wie lange dauert die Aufgabe, wie viel Zeit habe ich?
  • Wie viel Energie habe ich, wonach steht mir der Sinn?
  • In welcher Sequenz kann ich die Aufgaben am effizientesten bewältigen?
  • Welche Aufgaben passen am besten zum aktuellen Kontext?

Das bedeutet zum Beispiel: „Heute Morgen habe ich zwei Stunden, bevor es mit Telefonaten und Meetings losgeht. Ich habe zwar einige dringliche Aufgaben, aber das ist alles Kleinzeug, das ich am Nachmittag unterbringen kann. Jetzt will ich mich an das Strategiepapier machen, zu dem mir gestern einige Einfälle gekommen sind.“ Oder: „Eine halbe Stunde unvorhergesehene Wartezeit am Bahnhof – wie ungeschickt! Welche Aufgaben kann ich jetzt gut erledigen?“ Oder: „Um dieses neue PC-Problem muss ich mich sofort kümmern, sonst kann ich nicht vernünftig arbeiten. Bei der Gelegenheit erledige ich auch die anderen PC-Aufgaben auf der Liste. Wenn ich einmal im PC-Problemlösungs-Modus bin, geht das schnell von der Hand.“

Sie erkennen, wie eine gut strukturierte Liste mit klar definierten Aufgaben hilft, den optimalen Arbeitsfluss flexibel zu gewährleisten. Zu diesem Zweck ist es sinnvoller, die Aufgaben nach ihrer Art zu strukturieren als nach der Priorität. Die Priorität kann dann zusätzlich markiert werden, zum Beispiel mit Rot für dringliche und Grün für gelegentlich zu erledigender Aufgaben.

Warte-Liste

Oft brauchen Sie nichts zu tun, als zu warten: auf eine Antwort, auf weitere Informationen, auf eine Zahlung oder Lieferung. Tragen Sie solche Elemente in die Warte-Liste ein, gegebenenfalls mit einem Datum, an dem Sie nachhaken möchten.

Inspirations-Behälter

Bei manchen Elementen wissen Sie nicht, was Sie damit machen sollen: Vielleicht möchten Sie später noch einmal draufschauen, vielleicht verhilft es Ihnen dann zu einer Idee. Legen Sie solche Elemente in einen speziellen Inspirations-Behälter. Wenn Ihnen der Sinn danach ist, können Sie darin stöbern. Und wenn Sie keine Zeit dafür finden, können Sie ihn rasch und unbesorgt in den Müll entleeren.

Referenz-Behälter

Viele Menschen empfinden die Menge der Ordner an der Wand und im Computer als Belastung. Warum? Weil dort möglicherweise Aufgaben versteckt liegen, die nicht auf einer regelmäßig geprüften Liste stehen. Solange Sie hingegen beim Einarbeiten Ihre Listen sauber führen, können Sie so viel Referenzmaterial ablegen, wie Sie Platz haben – ohne sich damit mental zu belasten.

3. Durchsehen

Damit das System Ihnen Ruhe vermittelt, müssen Sie alle Elemente verlässlich durchsehen. Wie häufig sie welche Behälter prüfen, hängt von Ihnen und Ihrer Arbeit ab.

Als Herzstück hat sich die Wöchentliche Durchsicht bewährt, und als Zeitpunkt hierfür der Freitagnachmittag:

  • Die Erinnerungen an die Woche sind noch frisch.
  • Sie können Kunden und Kollegen noch erreichen und Dringendes abarbeiten, das bei der Durchsicht zum Vorschein kommt.
  • Danach können Sie entspannt ins Wochenende gehen.

Nehmen Sie sich zunächst Zeit, besonders gründlich in ihrem Gedächtnis/Halbbewussten nach Elementen zu suchen, die sie noch nicht notiert haben. Prüfen Sie sodann noch einmal, ob Sie alles eingearbeitet haben – vielleicht stecken ja noch Visitenkarten im Seitenfach der Aktentasche.

Nun gehen Sie folgende Behälter durch:

  • Kalender
    • Letzte Woche: Ist etwas Unerledigtes zu übertragen?
    • Nächste Woche: Was steht an?
  • Aufgaben-Liste
  • Warte-Liste
  • Inspirations-Behälter (so Sie dazu aufgelegt sind)

Sie pflegen dabei die Listen, indem Sie Elemente

  • streichen
  • hinzufügen
  • aktualisieren
  • konkretisieren
  • priorisieren

Zusätzlich können Sie weitere Übersichts-Listen führen, die Sie in die Wöchentliche Durchsicht einbeziehen. Dazu können gehören:

  • die längerfristige Sicht auf Projekte und Verantwortungsbereiche: Wo sollte die Reise hingehen? Gelangen Sie ans Ziel?
  • wichtige Arbeitsbeziehungen: Was hat sich in diesen Beziehungen ereignet? Wie könnte ich sie gestalten?

Selbstmanagement in der Praxis

Die drei Schritte/Prinzipien:

  1. Sammeln: Nichts dem Gedächtnis anvertrauen, alles schriftlich festhalten.
  2. Einarbeiten: Den Inhalt der Eingangs-Behälter jeden Tag in einem zügigen, strukturierten Prozess den übrigen Behältern/Listen zuweisen.
  3. Durchsehen: Die kritischen Behälter/Listen routinemäßig prüfen.

Das Ergebnis:

  • Sie haben den Kopf frei zum gründlichen, kreativen Nachdenken.
  • Ihnen entgeht nichts, was einmal in Ihr Bewusstsein gelangt ist. Die Kette Denken-Sammeln-Einarbeiten-Durchsehen-Erledigen ist lückenlos.
  • Sie verbringen langfristig weniger Zeit mit Planen und Suchen.
  • Sie arbeiten effizienter, da Sie in jedem Moment die passenden Aufgaben wählen können.
  • In Krisen reagieren Sie flexibel: Alle Informationen sind kondensiert verfügbar, Sie können über Ihre Zeit sofort disponieren.
  • Sie fühlen sich zuversichtlicher.

Sie sind motiviert, es auszuprobieren? Achtung! Ein Selbstmanagement-System, das nur „gut“ ist, neigt dazu, schlechter zu werden. Zusätzlich zum beabsichtigten Eingangs-Behälter entstehen weitere Sammelstellen, man gerät mit dem Einarbeiten in Verzug, die Listen werden unscharf – und am Ende hat man wieder das alte Durcheinander, dem man zu Recht misstraut. Also merkt man sich die Dinge vorsichtshalber und belastet das Gehirn, das doch eigentlich frei zum Denken sein sollte.

Daraus folgt: Das System muss exzellent sein! Was wiederum bedeutet, dass es Zeit erfordert, vor allem zu Beginn. Wer seine Arbeit jahrelang behelfsmäßig organisiert hat, braucht mindestens einen Tag, um das System einzurichten und zum Laufen zu bringen. Ein Tag, der sich kaum besser investieren lässt!

Damit das System auch exzellent bleibt, müssen Sie es immer wieder anpassen. Gehen Sie bei der Wöchentlichen Durchsicht jeder kleinen Schwierigkeit nach. Die Wirksamkeit des Systems muss Sie stets aufs Neue beeindrucken – lassen Sie keine Schwachstellen zu. Und noch ein Tipp: Gönnen Sie sich Organisationswerkzeuge, die Sie mögen. Ob bunte Klarsichtmappen oder ein Eingangs-Behälter aus Holz, motivieren Sie sich mit einer gefälligen Oberfläche.